Przypadek 1
Kiedy Twój dział handlowy mówi jedno, a księgowość wystawia coś innego
Dział handlowy zapewnił właściciela, że jako osoba fizyczna nie płaci VAT. Miesiące później przyszło wezwanie z hiszpańskiego urzędu skarbowego.
Dział handlowy firmy zarządzającej najmem turystycznym powiedział polskiemu właścicielowi, żeby podpisał umowę, bo jako osoba fizyczna VAT go nie dotyczy. Miesiące później właściciel otrzymał wezwanie z hiszpańskiego urzędu skarbowego. Kogo szukał? Firmy zarządzającej.
Błąd → skutek
Kliknij błąd, aby rozwinąć
01 Dział handlowy powiedział polskiemu właścicielowi, że jako osoba fizyczna nie musi płacić VAT.…
Dział handlowy powiedział polskiemu właścicielowi, że jako osoba fizyczna nie musi płacić VAT.…
Dział handlowy powiedział polskiemu właścicielowi, że jako osoba fizyczna nie musi płacić VAT. Argument brzmiał: skoro nie jest spółką, podatek go nie dotyczy. Ta obietnica została powtórzona przy podpisaniu umowy zarządzania i utrwalona w mailach, które później stały się dowodem.
Informacja jest fałszywa. Ustawa o VAT (art. 5 i 84 LIVA) jasno mówi: osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą są podatnikami VAT, niezależnie od formy prawnej. Właściciel, który wynajmuje nieruchomość komercyjnie, jest przedsiębiorcą do celów VAT. Miesiące później urząd skarbowy wykrywa nieprawidłowość i wysyła wezwanie. Klient dzwoni do gestora, bo to on mu tak powiedział.
02 Dział handlowy mówi właścicielowi, że VAT go nie dotyczy. Jednocześnie księgowość wystawia temu…
Dział handlowy mówi właścicielowi, że VAT go nie dotyczy. Jednocześnie księgowość wystawia temu…
Dział handlowy mówi właścicielowi, że VAT go nie dotyczy. Jednocześnie księgowość wystawia temu samemu właścicielowi dokumenty z naliczonym VAT-em. Dwa działy tej samej firmy komunikują się z klientem różnymi głosemi.
Kiedy właściciel odkrywa niespójność - jedno mu powiedzieli, drugie mu wystawili - traci zaufanie do całej firmy. Szkoda reputacyjna jest trudna do naprawienia, bo klient dokumentuje wszystko i pokazuje to kolejnym doradcom, zanim zdecyduje się odejść.
03 Każdego kwartału gestor potrącał właścicielowi 19% z tytułu najmu i wystawiał to jako VAT. W…
Każdego kwartału gestor potrącał właścicielowi 19% z tytułu najmu i wystawiał to jako VAT. W…
Każdego kwartału gestor potrącał właścicielowi 19% z tytułu najmu i wystawiał to jako VAT. W rzeczywistości była to zaliczka na podatek dochodowy nierezydentów (IRNR), czyli zupełnie inny podatek o innej podstawie prawnej.
Firma zarządzająca była zobowiązana wpłacić te potrącenia do urzędu skarbowego jako płatnik. Na prośbę o dowody wpłaty przez kilka tygodni odpowiadano, że „tylko wystawiają faktury" i żeby zapytać kogoś innego. Właściciel miał prawo do numerów NRC, których nigdy nie otrzymał.
04 Firma tworzy niebezpieczny wzorzec: przez lata potrąca i fakturuje podatki, jakby zarządzała…
Firma tworzy niebezpieczny wzorzec: przez lata potrąca i fakturuje podatki, jakby zarządzała…
Firma tworzy niebezpieczny wzorzec: przez lata potrąca i fakturuje podatki, jakby zarządzała sprawami właściciela. Jednak gdy przychodzi wezwanie z urzędu, zaprzecza odpowiedzialności i twierdzi, że „tylko wystawia faktury".
Nie można być płatnikiem, który potrąca co kwartał, a gdy przychodzi wezwanie, twierdzić, że tylko się fakturowało. Właściciel przez miesiące otrzymuje pisma z urzędu skarbowego, a firma pozostaje bez profesjonalnej odpowiedzi. W rezultacie klient odchodzi, reputacja cierpi, a gestor zostaje bez referencji w zamkniętym środowisku polskich właścicieli na Costa Blanca.
Dlatego wiemy, jak to trzeba zrobić
Ten przypadek pokazuje, gdzie leży granica między dobrze prowadzoną obsługą a taką, która kończy się wezwaniem. Różnica polega na trzech rzeczach, które my kontrolujemy:
- Spójność między tym, co się mówi, i tym, co się fakturowało. To, co Twój dział handlowy tłumaczy właścicielowi przy podpisaniu umowy, musi zgadzać się z tym, co wystawia księgowość.
- Trzy podatki dobrze rozdzielone. Potrącenie IRNR (19%), VAT od prowizji za obsługę (21%) i traktowanie najmu (który może być zwolniony lub opodatkowany) to trzy różne rzeczy.
- Dowody do okazania. Każde potrącenie wpłacone do urzędu ma swój numer NRC. Zachowanie go i umiejętność okazania go to różnica między klientem, który zostaje, a klientem, który odchodzi z negatywną historią.
Pełna obsługa, obie strony
Dlatego pracujemy z obiema stronami operacji. Gestorowi zabezpieczamy obsługę: żeby to, co mówi jego dział handlowy, zgadzało się z tym, co fakturowuje księgowość, żeby miał dowody wpłat, żeby jego zespół umiał rozróżnić trzy podatki. Właścicielowi zapewniamy, że jego Modelo 210, potrącenia i deklaracja są w porządku.
Kiedy obie strony są dobrze obsługiwane, wezwanie nikogo nie przeraża. A kiedy nie ma niespodzianek, właściciel pamięta, kto mu to dobrze wytłumaczył, i poleca swojego gestora.